Uutiskirje 1-2020

Tervetuloa lukemaan Suomen Lääkevarmennuksen uutiskirjettä!

Kuten kaikille muillekin, FiMVOn kevät ja kesä on ollut erikoista aikaa. FiMVOn väki tekee pääosin töitä kotoa käsin ja näin jatkamme ainakin vuoden loppuun. Vaikka normaaliin palaaminen olisikin jo mukavaa, turvaamme näin FiMVOn toimintakykyä. Poikkeusolosuhteissakin saimme kuitenkin viettää virkistävää kesälomaa ja nyt odotamme syksyn haasteita innolla!

Olemme saaneet loppuvuoden ajaksi lisää resursseja hälytysvalvontaan ja laatutyöhön. Tämän vuoksi meiltä tulevissa sähköposteissa saattaa esiintyä muidenkin kuin vakiotiimin nimiä. FiMVO panostaa tänä syksynä erityisesti sisäisen toiminnan kehittämiseen, toimintojen automatisointiin ja entistä paremman palvelun kehittämiseen.

FiMVOn tiimi toivottaa kaikille hyvää terveyttä ja voimia syksyyn!

Tässä uutiskirjeessä aiheinamme ovat mm:

• Käyttäjätietojen muutokset. Kerromme alla tarkat ohjeet käyttölupahakemuksen täyttämiseksi. On tärkeää, että saamme käyttölupahakemuksen ajoissa ja kaikilla tiedoilla varustettuina. Näin voimme varmistaa, että ehdimme tehdä tarvittavat muutokset ennen niiden voimaantuloa. Ilman käyttölupahakemusta ja tarvittavia liitteitä emme voi antaa käyttöoikeutta lääkevarmennusjärjestelmään.
• Toisista apteekeista lainatut/palautetut pakkaukset ja niistä aiheutuvat hälytykset. Lääkevarmennusjärjestelmässä syntyy aika ajoin hälytyksiä apteekkien välisestä lääkepakkausten lainaamisesta tai lainan palautuksesta johtuen. Nämä hälytykset ovat yleensä helposti vältettävissä. Lue alta lisää hyvistä toimintatavoista!

Olethan meihin yhteydessä, jos sinulla on kysyttävää tai haluat antaa palautetta!

Terveisin,

FiMVO-tiimi

 

Käyttäjätietojen muutoksista ilmoittaminen

Järjestelmän käyttäjän edustajan (apteekki / sairaala-apteekki / tukku / lääkekeskus) tulee aina täyttää ja lähettää käyttölupahakemus FiMVOlle kun kyseessä on:

• apteekin luovutus
• toimipiste lopettaa toimintansa
• käyttäjän tietojärjestelmän muutos
• muu käyttäjätietojen muutos

Muistathan tämän myös, jos organisaatiosi (toimipisteen) yhteystiedot muuttuvat!

Käyttölupahakemuksen sisältöä ja muotoa on kevään aikana selkeytetty. Se täytetään ainoastaan sähköisessä muodossa ja toimitetaan meille (tarvittaessa sähköisen apteekkiluvan kanssa) sähköpostitse. Kullekin sopimukseen kuuluvalle sivuapteekille tarvitaan oma käyttölupahakemus. Hakemusta ei kuitenkaan tarvitse allekirjoittaa.

Huomaathan, että apteekin luovutustilanteessa tai toimipisteen lopettaessa toimintansa on yhtä lailla tärkeää lähettää FiMVOlle käyttölupahakemus sen inaktivointi-kohta ruksattuna. Vain näin toimien virallinen sopimus FiMVOn kanssa päättyy.

Täytä käyttölupahakemus muutoksen mukaisesti sähköisessä muodossa seuraavalla tavalla:

1. Lataa hakemus verkkosivuillamme olevasta linkistä ja tallenna se omalle koneellesi
2. Voit täyttää tiedot koneellasi tarvittaviin kenttiin suoraan pdf-lomakkeeseen (tähän riittää, että koneellesi on asennettu Adobe Reader -ohjelma) – lomaketta ei enää tarvitse tulostaa, täyttää käsin ja skannata. Muistathan tehdä merkinnät ja täyttää kaikki tarvittavat kentät (hakemustyyppi ja perustelut tarvittavine lisätietoineen, yrityksen ja toimipisteen tiedot, yrityksen virallisen edustajan tiedot, IT-palveluntarjoaja ja viimeisenä yrityksen edustajan nimi eli lomakkeen täyttäjä ja päivämäärä, jolloin lomake on täytetty)
3. Tallenna täytetty lomake koneellasi ja lähetä se meille sähköpostin liitteenä (tarvittaessa apteekkiluvan kera): info@fimvo.fi

Löydät tarkat ohjeet sopimusprosessistamme verkkosivuiltamme.

 

Apteekkien toisista apteekeista lainaamat ja niihin palauttamat pakkaukset lääkevarmennusjärjestelmässä

Meille tulee säännöllisesti kysymyksiä liittyen lääkevarmennusjärjestelmän antamiin NMVS_NC_PCK_22 Pakkaus on jo inaktiivinen -hälytyksiin. Pakkausten kirjausketjuista näemme, että yksi usein toistuva syy on se, että kyseisen pakkauksen on jo aiemmin kuitannut toimitetuksi (tai joissain tapauksissa hävitetyksi) toinen lähiseudulla sijaitseva apteekki, sairaala-apteekki tai lääkekeskus.

Tarkemmissa selvittelyissä käy ilmi, että pakkaus on lainattu tästä toisesta apteekista tai se on saatu toisesta apteekista lainan palautuksena. Joissain tapauksissa on myös käynyt ilmi, että pakkauksen lääketukkukaupasta alun perin vastaanottanut apteekki, sairaala-apteekki tai lääkekeskus on ensin lainannut sen toiselle apteekille, joka on edelleen lainannut sen kolmannelle apteekille. Näiden tapausten selvittely pakkauksen kirjausketjun perusteella on usein haastavaa, koska kaikki toimijat, joiden hallussa pakkaus on vähittäisjakeluketjussa ollut, eivät aina ole tehneet sille yhtään lääkevarmennustoimintoa.

Turhien hälytysten välttämiseksi laadimme tiiviin ohjeistuksen suositeltavista ja/tai lainsäädännön määräämistä toimintatavoista lääkevarmennusjärjestelmän osalta.

• Jos apteekki pyytää toista apteekkia lainaamaan lääkevarmennuksen piiriin kuuluvan lääkepakkauksen tai palauttaa korvaavan pakkauksen aiemmin lainaamastaan pakkauksesta, pakkauksen toiselle apteekille luovuttava apteekki ei saa kuitata tätä pakkausta toimitetuksi, lääkenäytteeksi tai hävitetyksi FiMVS-järjestelmään.

Delegoidun asetuksen 2016/161 mukaan apteekin tulee kuitata pakkaus toimitetuksi vasta siinä vaiheessa, kun pakkausta ollaan luovuttamassa asiakkaalle. Pakkauksen luovuttava apteekki siis toimittaa pakkauksen sen vastaanottavalle apteekille tekemättä sille mitään tilamuutosta FiMVS-järjestelmässä. Suosittelemme, että pakkauksen vastaanottanut apteekki varmentaa (verifioi) lainaamansa tai lainan palautuksena saamansa pakkauksen aina sen vastaanottaessaan, jos pakkaus ei tule suoraan lääketukkukaupasta. Näin toimien mahdolliset epäselvyydet pakkauksen tiedoissa tai tilassa paljastuvat välittömästi ja selvitykset on mahdollista käynnistää viipymättä.

• Sairaala-apteekit ja lääkekeskukset saavat kuitata vastaanottamansa pakkaukset toimitetuiksi jo vastaanottotarkastuksen yhteydessä ja näin myös yleensä toimivat. Jos siis apteekki/sairaala-apteekki/lääkekeskus lainaa lääkevarmennuksen piiriin kuuluvan lääkepakkauksen sairaala-apteekista tai lääkekeskuksesta tai saa pakkauksen aiemman lainan palautuksena, tämä pakkaus on pääsääntöisesti jo kuitattu toimitetuksi lääkevarmennusjärjestelmässä. Näissä tapauksissa suosittelemme, että pakkauksen luovuttava sairaala-apteekki tai lääkekeskus vielä informoi pakkauksen vastaanottavaa apteekkia/sairaala-apteekkia/lääkekeskusta, että pakkaus on jo kirjattu lääkevarmennusjärjestelmään toimitetuksi.
• Suosittelemme myös, että pakkauksen vastaanottanut apteekki/sairaala-apteekki/lääkekeskus varmentaa (verifioi) lainaamansa tai lainan palautuksena saamansa pakkauksen. Vaikka pakkauksen tila olisikin inaktiivinen (’Toimitettu’), pakkauksen vastaanottanut apteekki/sairaala-apteekki/lääkekeskus saa kuitenkin varmuuden siitä, että kyseessä oleva yksilöllinen tunniste löytyy lääkevarmennusjärjestelmästä. Pelkkä pakkauksen verifiointi ei aiheuta lääkevarmennushälytystä, vaikka pakkaus olisikin jo kirjattu toimitetuksi, jos pakkauksen 2D-koodista luetut tiedot ovat oikein.
• Mahdollisissa epäselvissä tilanteissa FiMVOa voi pyytää selvittämään pakkauksen kirjausketjun FiMVS-järjestelmässä.

 

FiMVO on julkaissut kesäkuun alussa päivitetyn ohjeen lääkevarmennusjärjestelmän hälytysten käsittelyyn

Ohjeessa kuvataan lääkevarmennusjärjestelmässä syntyvät eri hälytykset sekä niiden käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet eri käyttäjäryhmien näkökulmasta. Dokumentti on laadittu yhteistyössä lääkejakeluketjun sidosryhmien kanssa ja sitä päivitetään tarpeen mukaan. Linkit ohjeen eri kieliversioihin (FI/SV/EN) löydät verkkosivujemme dokumenttipankista.

Mahdolliset palautteet ja kysymykset ohjeeseen liittyen (kuten myös kaikki hälytyksiä koskevat tuki- ja selvityspyynnöt) tulee lähettää osoitteeseen nmvs@fimvo.fi.

 

Kysymyksiä ja vastauksia järjestelmähälytyksistä

Olemme myös lisänneet joitakin kysymyksiä ja vastauksia järjestelmähälytyksiä koskevaan UKK-dokumenttiimme. Löydät ne UKK-osiostamme. 

Huomaathan, että osiosta löytyy myös pdf-dokumentti, johon olemme koonneet kysymykset ja vastaukset esim. tulostettaviksi apteekissa. Toivottavasti niistä on hyötyä! Olethan meihin yhteydessä, jos haluaisit uuden kysymyksen lisättäväksi listalle.

 

Suomen Lääkevarmennus Oy, yhteystiedot:

Hälytyksiin ja järjestelmään liittyvät kyselyt:
nmvs@fimvo.fi

Sopimukset ja laskutus:
info@fimvo.fi

Päivystävä puhelinnumero: 09 6150 4949

Pyydämme ensisijaisesti yhteydenotot sähköpostitse, ja soittoja virka-ajan ulkopuolella vain kiireellisissä asioissa.

Toimitusjohtaja: Maija Gohlke-Kokkonen - maija.gohlke-kokkonen@fimvo.fi

Laatupäällikkö: Teijo Yrjönen - teijo.yrjonen@fimvo.fi 

Palvelupäällikkö: Mirka Koski - mirka.koski@fimvo.fi 

Viestintäassistentti: Katriina Newton-Kolehmainen - katriina.newton-kolehmainen@fimvo.fi
 

www.fimvo.fi

Twitter: @fi_mvo

LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/fimvo-finnish-medicines-verification-o…