Jotta apteekki voi toimittaa lääkkeitä tai lääketukku jaella reseptilääkkeitä Suomessa, sen täytyy olla kytkeytyneenä Suomen lääkevarmennusjärjestelmään. Järjestelmän käyttäminen edellyttää voimassa olevaa sopimusta FiMVOn kanssa. 

Tällä sivulla on kerrottu ohjeet siitä, miten järjestelmän käyttäjän sopimus saadaan tehtyä FiMVOn kanssa ja miten käyttäjän organisaatiossa ja/tai toimipisteessä tapahtuvissa eri muutostilanteissa tulee toimia.  
 

Yksi organisaatio koostuu kaikista samaan organisaatioon juridisesti kuuluvista toimipisteistä, esimerkiksi:

  • Pääapteekki ja siihen mahdollisesti liitetyt sivuapteekit tai
  • Hyvinvointialue ja siihen liitetyt sairaala-apteekit ja lääkekeskukset.

Delegoidun asetuksen (EU) 2016/161 vaatimuksen mukaisesti jokainen erillinen (= fyysisesti eri osoitteessa toimiva) toimipiste, jossa tehdään lääkevarmennustoimintoja, täytyy perustaa lääkevarmennusjärjestelmään omana toimipisteenä. Tämä koskee myös esimerkiksi apteekkien verkkopalveluita, jotka toimivat fyysisesti eri toimipisteessä kuin apteekki, ja joissa tehdään lääkevarmennustoimintoja.
 

Organisaation tietojen ylläpito portaalissa

Vastuu tiettyjen lääkevarmennusjärjestelmän sisältämien organisaatiotietojen ylläpidosta (samaan organisaatioon kuuluvien toimipisteiden hallinta, ml. niiden nimi- ja osoitetiedot) on järjestelmän käyttäjäyrityksillä (apteekit, sairaala-apteekit, lääkekeskukset ja lääketukut) – näiden tietojen ylläpito tapahtuu suoraan erillisessä selainpohjaisessa lääkevarmennusjärjestelmän portaalissa.

Alla on ohjeistettu mitä tietoja organisaation pääkäyttäjän toimesta tulee tietyissä tilanteissa ylläpitää lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalissa, kun muutoksen ajankohta koittaa. 

Organisaation pääkäyttäjä lääkevarmennusjärjestelmän portaalissa voi olla yksityisten apteekkien osalta apteekkari tai vastaava proviisori tai muu lääkevarmennusasioista vastaava henkilö ja hyvinvointialueiden osalta esim. sairaala-apteekkari tai lääkekeskuksen hoitaja / farmaseutti.  

Organisaation pääkäyttäjä on vastuussa oman organisaationsa tietojen virheettömyydestä ja paikkansapitävyydestä sekä lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalin käyttäjien ylläpidosta, jotta käyttäjäyritys ja sen toimipisteet pysyvät kytkeytyneenä lääkevarmennusjärjestelmään.

Käyttölupahakemuksen toimitus FiMVOlle

Portaalissa tehtävien tietojen muutosten lisäksi FiMVOlle tulee toimittaa täytetty käyttölupahakemus alla mainituissa muutostilanteissa. Huomioithan, että täytetty hakemus tulee toimittaa FiMVOlle hyvissä ajoin etukäteen kaikissa tilanteissa, mieluiten 2 viikkoa ennen muutoksen ajankohtaa. Hakemus tulee toimittaa aina yrityksen virallisen edustajan (esim. apteekkari) tai organisaation pääkäyttäjän työsähköpostiosoitteesta sähköpostin liitteenä. Hakemus voidaan toimittaa myös toisen henkilön puolesta, mutta silloin yrityksen virallisen edustajan (esim. apteekkari) pitää olla samassa viestissä kopion saajana. Huomioithan myös, että salatun sähköpostin käyttö ei ole tarpeellista. 

FiMVO ylläpitää myös omaa asiakasrekisteriä muutosilmoitusten perusteella ja opastaa organisaatioiden pääkäyttäjiä tarkemmin lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalissa tehtävistä muutoksista kussakin tilanteessa. 

Järjestelmän käyttäjän (apteekki / sairaala-apteekki / tukku / lääkekeskus) tulee aina täyttää ja lähettää käyttölupahakemus FiMVOlle alla mainituissa tilanteissa: 

  1. Uusi organisaatio (esim. uusi apteekki)
  2. Uusi toimipiste 
  3. Apteekin haltuunotto 
  4. Apteekin luovutus (sopimus FiMVOn kanssa päättyy)
  5. Organisaatio tai sen toimipiste lopettaa toimintansa (sopimus FiMVOn kanssa päättyy)
  6. Toimipisteen IT-järjestelmän vaihto
  7. Muu käyttäjätietojen muutos (Toimipisteen osoitetietojen muutos / Organisaation pääkäyttäjän muutos lääkevarmennusjärjestelmässä / Yhteystietojen muutos organisaation pääkäyttäjän, virallisen edustajan tai toimipisteen yhteyshenkilön osalta). 

1. Uusi organisaatio (esim. uusi apteekki)

  1. Lataa Käyttölupahakemus omalle koneellesi. Täytä tiedot suoraan pdf-lomakkeeseen (suosittelemme käyttämään Adobe Reader -ohjelmaa), tallenna tiedosto ja lähetä lomake meille (lomaketta ei tule tulostaa, täyttää käsin ja skannata). Kullekin samaan sopimukseen kuuluvalle toimipisteelle (apteekille, sivuapteekille, sairaala-apteekille tai lääkekeskukselle) tarvitaan oma käyttölupahakemus. Muistathan valita kaikki tarvittavat hakemustyypit ja täyttää kaikki tietokentät, ml. lomakkeen täyttäjän nimen ja päivämäärän, jolloin lomake on täytetty.
    1. Huomioithan, että kaikki samaan sopimukseen kuuluvat toimipisteet ovat osana samaa organisaatiota. Esimerkiksi, kun täytät sivuapteekin käyttölupahakemusta, organisaation kohdalle tulee pääapteekin tiedot ja toimipisteen kohdalle sivuapteekin tiedot.
       
  2. Lähetä täytetty käyttölupahakemus ja kopio apteekkiluvasta tai lääketukun ollessa kyseessä lääketukkukauppaluvasta sähköpostin liitteenä osoitteeseen info@fimvo.fi. 
     
  3. FiMVO lähettää käyttäjälle linkin sopimuksen allekirjoittamiseksi Visma Signin kautta (sähköisten allekirjoitusten luomiseen tarkoitettu työkalu). Kunkin organisaation sopimuksessa mainitaan samaan sopimukseen kuuluvat toimipisteet. Niille ei siis tarvita erillistä sopimusta. Sopimuksen allekirjoittaja on käyttäjän päätettävissä, organisaation nimenkirjoitusoikeuteen pohjautuen. Sopimuksen allekirjoittaja voi olla esim. apteekkari, sairaala-apteekkari, lääkekeskuksen hoitaja tai esim. kuntayhtymän edustaja. 
     
  4. Avaa viestissä oleva linkki ja syötä salasana, joka löytyy sähköpostista. Tutustu asiakirjaan joko esikatselun kautta tai lataamalla dokumentti.  
     
  5. Siirry tunnistautumaan (tähän tarvitaan henkilökohtaiset pankkitunnukset tai mobiilitunnistautuminen) ja allekirjoita sopimus seuraamalla Visma Sign -järjestelmän antamia ohjeita. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, lähettää Visma siitä automaattisesti kopion kaikille allekirjoittajille.
     
  6. FiMVO lisää uuden organisaation lääkevarmennusjärjestelmään, jonka jälkeen organisaation pääkäyttäjän tulee rekisteröityä käyttäjäportaalissa ja luoda sille toimipiste / toimipisteet hyvissä ajoin ennen toiminnan aloitusta seuraavien ohjeiden mukaisesti: NMVS-portaalin käyttöohje - Uuden organisaation ensimmäinen rekisteröityminen ja NMVS-portaalin käyttöohje - Organisaation toimipisteen luonti. Kts. myös tarvittaessa ohjeet: NMVS-portaalin käyttöohje - Sisäänkirjautuminen portaaliin ja NMVS-portaalin käyttöohje - Käyttöoikeuksien ylläpito. 

2. Uusi toimipiste

  1. Lataa Käyttölupahakemus omalle koneellesi. Täytä tiedot suoraan pdf-lomakkeeseen (suosittelemme käyttämään Adobe Reader -ohjelmaa), tallenna tiedosto ja lähetä lomake meille (lomaketta ei tule tulostaa, täyttää käsin ja skannata). Muistathan täyttää kaikki tietokentät, ml. lomakkeen täyttäjän nimen ja päivämäärän, jolloin lomake on täytetty. 
    1. Huomioithan, että kaikki samaan sopimukseen kuuluvat toimipisteet ovat osana samaa organisaatiota. Esimerkiksi, kun täytät sivuapteekin käyttölupahakemusta, organisaation kohdalle tulee pääapteekin tiedot ja toimipisteen kohdalle sivuapteekin tiedot.
       
  2. Lähetä täytetty käyttölupahakemus ja tarvittaessa kopio erillisestä sivuapteekin apteekkiluvasta tai lääketukun ollessa kyseessä lääketukkukauppaluvasta sähköpostin liitteenä osoitteeseen: info@fimvo.fi.
     
  3. FiMVO lähettää käyttäjälle linkin päivitetyn sopimuksen allekirjoittamiseksi Visma Signin kautta (sähköisten allekirjoitusten luomiseen tarkoitettu työkalu). Kunkin organisaation sopimuksessa mainitaan samaan sopimukseen kuuluvat toimipisteet. Niille ei siis tarvita erillistä sopimusta. Sopimuksen allekirjoittaja on käyttäjän päätettävissä, organisaation nimenkirjoitusoikeuteen pohjautuen. Sopimuksen allekirjoittaja voi olla esim. apteekkari, sairaala-apteekkari, lääkekeskuksen hoitaja tai esim. kuntayhtymän edustaja.
     
  4. Avaa viestissä oleva linkki ja syötä salasana, joka löytyy sähköpostista. Tutustu asiakirjaan joko esikatselun kautta tai lataamalla dokumentti.
     
  5. Siirry tunnistautumaan (tähän tarvitaan henkilökohtaiset pankkitunnukset tai mobiilitunnistautuminen) ja allekirjoita sopimus seuraamalla Visma Sign -järjestelmän antamia ohjeita. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, lähettää Visma siitä automaattisesti kopion kaikille allekirjoittajille.
     
  6. Tämän jälkeen organisaation pääkäyttäjän tulee luoda sille toimipiste hyvissä ajoin ennen toimipisteen toiminnan aloitusta seuraavan ohjeen mukaisesti: NMVS-portaalin käyttöohje - Organisaation toimipisteen luonti. Kts. myös tarvittaessa ohjeet: NMVS-portaalin käyttöohje - Sisäänkirjautuminen portaaliin ja NMVS-portaalin käyttöohje - Käyttöoikeuksien ylläpito.

3. Apteekin haltuunotto

  1. Lataa Käyttölupahakemus omalle koneellesi. Täytä tiedot suoraan pdf-lomakkeeseen (suosittelemme käyttämään Adobe Reader -ohjelmaa), tallenna tiedosto ja lähetä lomake meille (lomaketta ei tule tulostaa, täyttää käsin ja skannata). Kullekin samaan sopimukseen kuuluvalle sivuapteekille tarvitaan oma käyttölupahakemus. Muistathan täyttää kaikki tietokentät, ml. lomakkeen täyttäjän nimen ja päivämäärän, jolloin lomake on täytetty. 
    1. Huomioithan, että sivuapteekki kuuluu aina pääapteekin organisaatioon. Kun täytät sivuapteekin käyttölupahakemusta, organisaation kohdalle tulee pääapteekin tiedot ja toimipisteen kohdalle sivuapteekin tiedot.
       
  2. Lähetä täytetty käyttölupahakemus ja kopio apteekkiluvasta sähköpostin liitteenä osoitteeseen info@fimvo.fi.
     
  3. FiMVO lähettää käyttäjälle linkin sopimuksen allekirjoittamiseksi Visma Signin kautta (sähköisten allekirjoitusten luomiseen tarkoitettu työkalu). Samassa sopimuksessa mainitaan pääapteekin lisäksi siihen kuuluvat mahdolliset sivuapteekit. Sopimuksen allekirjoittaja on käyttäjän päätettävissä, organisaation nimenkirjoitusoikeuteen pohjautuen.
     
  4. Avaa viestissä oleva linkki ja syötä salasana, joka löytyy sähköpostista. Tutustu asiakirjaan joko esikatselun kautta tai lataamalla dokumentti. 
     
  5. Siirry tunnistautumaan (tähän tarvitaan henkilökohtaiset pankkitunnukset tai mobiilitunnistautuminen) ja allekirjoita sopimus seuraamalla Visma Sign -järjestelmän antamia ohjeita. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, lähettää Visma siitä automaattisesti kopion kaikille allekirjoittajille.
     
  6. FiMVO päivittää organisaation uuden pääkäyttäjän lääkevarmennusjärjestelmään apteekin haltuunottopäivänä, jonka jälkeen organisaation pääkäyttäjän tulee tehdä seuraavat toimenpiteet lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalissa:
    1. Tarvittaessa päivittää toimipisteen nimi- ja osoitetiedot seuraavan ohjeen mukaisesti: NMVS-portaalin käyttöohje - Organisaation toimipisteen nimi- ja osoitetietojen ylläpito. Kts. myös tarvittaessa ohje: NMVS-portaalin käyttöohje - Sisäänkirjautuminen portaaliin.
    2. Poistaa lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalista organisaation edellinen pääkäyttäjä sekä ylläpitää muut tarvittavat henkilöt seuraavan ohjeen mukaisesti: NMVS-portaalin käyttöohje - Käyttöoikeuksien ylläpito. Kts. myös tarvittaessa ohje: NMVS-portaalin käyttöohje - Sisäänkirjautuminen portaaliin

4. Apteekin luovutus

  1. Lataa Käyttölupahakemus omalle koneellesi. Täytä tiedot suoraan pdf-lomakkeeseen (suosittelemme käyttämään Adobe Reader -ohjelmaa), tallenna tiedosto ja lähetä lomake meille (lomaketta ei tule tulostaa, täyttää käsin ja skannata). Kullekin samaan sopimukseen kuuluvalle sivuapteekille tarvitaan oma käyttölupahakemus. Muistathan täyttää kaikki tietokentät, ml. lomakkeen täyttäjän nimen ja päivämäärän, jolloin lomake on täytetty. Huomaathan, että on tärkeää lähettää FiMVOlle käyttölupahakemus, jossa hakemustyyppinä on valittuna 'Apteekin luovutus'. Vain näin sopimus FiMVOn kanssa päättyy. 
    1. Huomioithan, että sivuapteekki kuuluu aina pääapteekin organisaatioon. Kun täytät sivuapteekin käyttölupahakemusta, organisaation kohdalle tulee pääapteekin tiedot ja toimipisteen kohdalle sivuapteekin tiedot.
       
  2. Lähetä käyttölupahakemus sähköpostin liitteenä osoitteeseen info@fimvo.fi.

5. Organisaatio / toimipiste lopettaa toimintansa

  1. Lataa Käyttölupahakemus omalle koneellesi. Täytä tiedot suoraan pdf-lomakkeeseen (suosittelemme käyttämään Adobe Reader -ohjelmaa), tallenna tiedosto ja lähetä lomake meille (lomaketta ei tule tulostaa, täyttää käsin ja skannata). Kullekin samaan sopimukseen kuuluvalle toimipisteelle (apteekki, sivuapteekki, sairaala-apteekki tai lääkekeskus) tarvitaan oma käyttölupahakemus.  Muistathan täyttää kaikki tietokentät, ml. lomakkeen täyttäjän nimen ja päivämäärän, jolloin lomake on täytetty. Huomaathan, että on tärkeää lähettää FiMVOlle käyttölupahakemus, jossa hakemustyyppinä on valittuna 'Organisaatio/toimipiste lopettaa toimintansa’. Vain näin sopimus FiMVOn kanssa päättyy.
    1. Huomioithan, että kaikki samaan sopimukseen kuuluvat toimipisteet ovat osana samaa organisaatiota. Esimerkiksi, kun täytät sivuapteekin käyttölupahakemusta, organisaation kohdalle tulee pääapteekin tiedot ja toimipisteen kohdalle sivuapteekin tiedot.
       
  2. Lähetä käyttölupahakemus sähköpostin liitteenä osoitteeseen info@fimvo.fi.
     
  3. FiMVO lukitsee organisaation / toimipisteen lääkevarmennusjärjestelmässä sitten, kun organisaation tai toimipisteen toiminta on lakannut. Mikäli kyseessä on koko organisaation toiminnan lopetus, järjestelmä poistaa automaattisesti kaikki kyseisen organisaation käyttäjät lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalista.

6. Toimipisteen It-järjestelmän vaihto

  1. Lataa Käyttölupahakemus omalle koneellesi. Täytä tiedot suoraan pdf-lomakkeeseen (suosittelemme käyttämään Adobe Reader -ohjelmaa), tallenna tiedosto ja lähetä lomake meille (lomaketta ei tule tulostaa, täyttää käsin ja skannata). Kullekin samaan sopimukseen kuuluvalle toimipisteelle (apteekki, sivuapteekki, sairaala-apteekki tai lääkekeskus) tarvitaan oma käyttölupahakemus. Muistathan täyttää kaikki tietokentät, ml. lomakkeen täyttäjän nimen ja päivämäärän, jolloin lomake on täytetty.
    1. Huomioithan, että kaikki samaan sopimukseen kuuluvat toimipisteet ovat osana samaa organisaatiota. Esimerkiksi, kun täytät sivuapteekin käyttölupahakemusta, organisaation kohdalle tulee pääapteekin tiedot ja toimipisteen kohdalle sivuapteekin tiedot.
       
  2. Lähetä käyttölupahakemus sähköpostin liitteenä osoitteeseen info@fimvo.fi.
     
  3. Mikäli toimipisteen järjestelmä vaihtuu toisen IT-toimittajan järjestelmään, tulee organisaation pääkäyttäjän luoda uudelle järjestelmälle omat tunnistetiedot lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalissa viimeistään uuden järjestelmän asennuspäivänä ja toimittaa ne uudelle IT-toimittajalle seuraavan ohjeen mukaisesti: NMVS-portaalin käyttöohje - Organisaation toimipisteen IT-järjestelmän vaihto. Kts. myös tarvittaessa ohjeet: NMVS-portaalin käyttöohje - Sisäänkirjautuminen portaaliin.

7. MUU KÄYTTÄJÄTIETOJEN MUUTOS (Toimipisteen osoitetietojen muutos / Organisaation pääkäyttäjän muutos lääkevarmennusjärjestelmässä / Yhteystietojen muutos organisaation pääkäyttäjän, virallisen edustajan tai toimipisteen yhteyshenkilön osalta) 

  1. Lataa  Käyttölupahakemus omalle koneellesi. Täytä tiedot suoraan pdf-lomakkeeseen (suosittelemme käyttämään Adobe Reader -ohjelmaa), tallenna tiedosto ja lähetä lomake meille (lomaketta ei tule tulostaa, täyttää käsin ja skannata). Kullekin samaan sopimukseen kuuluvalle toimipisteelle (apteekki, sivuapteekki, sairaala-apteekki tai lääkekeskus) tarvitaan oma käyttölupahakemus.  Muistathan valita kaikki tarvittavat hakemustyypit ja täyttää kaikki tietokentät, ml. lomakkeen täyttäjän nimen ja päivämäärän, jolloin lomake on täytetty. 
    1. Huomioithan, että kaikki samaan sopimukseen kuuluvat toimipisteet ovat osana samaa organisaatiota. Esimerkiksi, kun täytät sivuapteekin käyttölupahakemusta, organisaation kohdalle tulee pääapteekin tiedot ja toimipisteen kohdalle sivuapteekin tiedot.
       
  2. Lähetä käyttölupahakemus sähköpostin liitteenä osoitteeseen info@fimvo.fi. 
     
  3. FiMVO päivittää muutoksen voimaantulopäivänä organisaation pääkäyttäjän tiedot lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalissa, mikäli tämä muuttuu. Organisaation pääkäyttäjä saa tästä automaattisen sähköpostin muutoksen jälkeen.  
     
  4. Organisaation pääkäyttäjän tulee muutoksen voimaantulopäivänä tehdä seuraavat asiat muutoksen mukaisesti lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalissa: 
    1. Tarvittaessa päivittää toimipisteen nimi- ja osoitetiedot seuraavan ohjeen mukaisesti: NMVS-portaalin käyttöohje - Organisaation toimipisteen nimi- ja osoitetietojen ylläpito. Kts. myös tarvittaessa ohje: NMVS-portaalin käyttöohje - Sisäänkirjautuminen portaaliin.
    2. Tarvittaessa poistaa lääkevarmennusjärjestelmän käyttäjäportaalista organisaation edellinen pääkäyttäjä sekä ylläpitää muut tarvittavat henkilöt seuraavan ohjeen mukaisesti: NMVS-portaalin käyttöohje - Käyttöoikeuksien ylläpito. Kts. myös tarvittaessa ohje: NMVS-portaalin käyttöohje - Sisäänkirjautuminen portaaliin. 

Jos sinulla herää kysyttävää organisaatiotietojen muutoksiin ja tarvittaviin toimenpiteisiin liittyen, laitathan meille viestiä osoitteeseen info@fimvo.fi.